Vanaf 2015 is het verplicht als werkgever de nieuwe werkkostenregeling te omarmen. Deze was reeds in 2011 geïntroduceerd, maar tot nu toe waren er twee regelingen naast elkaar. Het gevolg was dat werkgevers de meest gunstige regeling gingen kiezen. Het nadeel van de nieuwe werkkostenregeling (nog steeds) is dat de omvang van de zogenaamde ‘vrije ruimte’ pas vastgesteld kan worden aan het einde van het jaar. Deze omvang van de vrije ruimte was in 2014 1,5% van de loonsom. Dit wordt in 2015 beperkt tot 1,2% van de loonsom.

Ondernemers houden niet van onzekerheid, dus kozen zij heel vaak voor de oude, vertrouwde werkkostenregeling met de fiets van de zaak, onbelaste kostenvergoedingen en belastingvrije personeelsfeesten tot € 454 per werknemer per jaar. Hoe gaat de nieuwe werkkostenregeling om met personeelsfeesten?

Personeelsfeest snoept van de vrije ruimte

De vrije ruimte van de werkkostenregeling klinkt heel leuk, maar pakt duur uit als je te maken hebt met veel parttime medewerkers. Het is immers een percentage van de loonsom. Dit percentage wordt in 2015 verlaagd van 1,5% naar 1,2%. Stel dat de loonsom in totaal € 100.000 bedraagt. Dan betekent dit dat de vrije ruimte nu nog € 1.500 bedraagt en straks € 1.200 wordt. Andere zaken die in de vrije ruimte terecht komen zijn de cadeaus met Kerst en Sinterklaas, maar ook de fiets van de zaak. Zodra de vrije ruimte ‘op‘ is, betaal je 80% loonbelasting over het meerdere. Zorg er dus voor dat je personeelsfeest van bijvoorbeeld € 10.000 straks niet € 18.000 gaat kosten.

Geef een zakelijk karakter aan het personeelsfeest

Cursussen zijn vrijgesteld onder de nieuwe werkkostenregeling. Wanneer je een combinatie maakt van een studiedag en ontspanning, bijvoorbeeld in het geval van teambuilding, ligt het eraan waar de nadruk op ligt. Als het in overwegende mate een zakelijk karakter betreft, is dit vrijgesteld. Staat de consumptie op de voorgrond (bijvoorbeeld het is facultatief), dan gaat dit ten koste van de vrije ruimte. Wil je vooraf zekerheid? Overleg dan met Rijskamp Fiscaal wat je het beste in zo’n geval kan doen.

Richt een personeelsvereniging op

Uitkeringen en verstrekkingen vanuit de personeelspot blijven vrijgesteld onder de nieuwe werkkostenregeling. Voorwaarde is wel dat de werknemer minstens evenveel als de werkgever bijdraagt aan deze pot. Dit schept wel de mogelijkheid om het restant van de vrije ruimte ieder jaar in deze pot te stoppen en de bijdrage van de werknemer hierop af te stemmen. Uit deze pot kunnen de geschenken met kerst, personeelsuitjes, personeelsreizen, geschenken bij verjaardag en jubileum van de werknemer worden betaald zonder dat je last hebt van de beperking van de vrije ruimte.

Ben jij klaar voor de nieuwe werkkostenregeling

De nieuwe werkkostenregeling kan nogal wat impact hebben voor je onderneming. Naast voorlichting van je personeel, vergt dit ook aanpassingen in de financiële administratie. Wil je hulp? Vraag dan een fiscale check aan! Voor slechts € 150 ex BTW krijg jij één uur exclusieve aandacht van mij over jouw probleem op fiscaal terrein. Ik kan dan een snelle scan doen en kijken welke fiscale zaken aandacht verdienen. Ik heb al vele ondernemers en particulieren op weg kunnen helpen, dankzij deze check. In sommige gevallen levert het zelfs duizenden euro’s op. Ongeacht of je nu zelf de administratie voert of dat je dit uitbesteedt, een second opinion geeft je een veilig gevoel.